La tendance du BYOD (Bring Your Own Device) se développe largement en entreprise. De plus en plus de personnes apportent leurs propres appareils mobiles au travail. Selon Aberdeen Group, 75 % des entreprises autorisent leurs employés à utiliser leurs propres appareils mobiles pour le travail. Selon une étude Lexmark (1), plus de la moitié des employés d’une entreprise (55 %) utilisent régulièrement leurs appareils mobiles personnels pour des activités professionnelles.

Alors que beaucoup s’accordent à dire que l’utilisation d’appareils mobiles au travail présente de nombreux avantages, l’impression à partir de tablettes ou smartphones représente toujours un défi pour de nombreux utilisateurs professionnels et peu de personnes savent pleinement l’utiliser.

Parmi les personnes interrogées, plus de 41 % déclarent qu’il est important, voire très important, de pouvoir imprimer des documents professionnels à partir de leurs appareils mobiles personnels. Pourtant, 77 % avouent le faire rarement ou peu. Cela peut-être dû au fait que les entreprises ne sont pas bien préparées à intégrer et supporter au sein de leur environnement ces appareils mobiles personnels.

Quand les entreprises mettaient à disposition de leurs équipes des portables fournis par l’entreprise, l’impression mobile n’était pas un problème. L’équipement avait tendance à être standardisé et envoyer un document vers une imprimante était une solution facile et acceptable.

Aujourd’hui, le BYOD est une tendance en vogue. Les tablettes et smartphones sont plus sophistiqués et les attentes des utilisateurs sont aussi plus élevées. C’est un véritable défi pour supporter efficacement l’essor de l’impression mobile.

L’expérience utilisateur

Les appareils mobiles sont très appréciés des consommateurs, mais peuvent être vus comme des gadgets peu adaptés au milieu professionnel. Quand un employé veut imprimer depuis son ordinateur portable ou son ordinateur de bureau, il lui suffit de cliquer sur l’icône "imprimer". Cependant, les systèmes d’exploitation de nombres de tablettes ou smartphones ne sont pas conçus pour faciliter l’impression.

L’accès aux appareils

Le service informatique peut être chargé du support de nombreux appareils mobiles. Si l’on ajoute à cela, l’utilisation de plusieurs systèmes d’exploitation et le nombre d’imprimantes auxquelles un utilisateur a besoin d’accéder, le service informatique doit relever un défi majeur : comment intégrer ces équipements de manière efficace et sécurisés dans l’infrastructure informatique d’impression de l’entreprise ?

La fidélité de reproduction

Il s’agit peut être de l’aspect le plus important quel que soit le type d’impression : le document imprimé est-il conforme à l’original ? Pour l’impression mobile, cela signifie que le document doit être correctement converti en un flux de données que l’imprimante peut comprendre, autrement l’impression ne ressemblera pas à la version numérique.

Comment les équipes informatiques peuvent-elles surmonter ces contraintes et soutenir les besoins d’une main-d'œuvre mobile quand elle choisit d’utiliser ses propres appareils mobiles ?

Une solution simple et efficace est d’opter pour les applications d’impression mobiles. Elles permettent aux utilisateurs d’imprimer directement sur n’importe quelle imprimante du réseau de l’entreprise à partir d’une tablette ou d’un smartphone connecté au Wi-Fi ou au 3G.

Et il existe même des solutions plus avancées qui permettent aux utilisateurs "d’imprimer d’où que l'on soit" : de leur bureau, en réunion ou sur la route. Il suffit de connecter l’appareil mobile au "Cloud d’impression sécurisé" de l’entreprise. Les travaux d’impression sont maintenus de manière sécurisée dans le "Cloud" jusqu’à ce que l’utilisateur soit prêt à imprimer les documents sur un des équipements compatibles du réseau.

La rationalisation du processus d’impression par l’intermédiaire du "Cloud" aide les entreprises à gagner du temps et de l’argent en donnant accès à leurs employés à l’imprimante la plus adaptée tout en proposant la possibilité de supprimer les travaux d’impressions indésirables afin de réduire le gaspillage.

La tendance BYOD est encore relativement nouvelle, mais de plus en plus d’entreprises ont conscience qu’elle va perdurer et s’y adaptent. Cependant, pour que le BYOD soit un véritable succès, les équipes informatiques doivent surmonter les défis qu’il implique afin d’assurer le maximum de bénéfices à toutes les personnes concernées tout en préservant l’intégrité du système d’information propre à l’entreprise.

(1) Étude Lexmark sur le BYOD et l’impression menée dans 11 pays européens : la Belgique, la France, l’Allemagne, la Hongrie, l’Italie, les Pays-Bas, la Pologne, le Portugal, l’Espagne, la Suède et le Royaume-Uni. L’étude a été finalisée en avril 2012.