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En 2011, j’ai publié un article dans le journal Le Monde sur le pipeau 2.0 qui trouve son origine dans l’omerta 2.0. En 2012, je vous propose un autre billet “poil à gratter” sur le thème du réseau social d’entreprise (RSE). A travers 7 défis, nous partons pour un grand voyage qui nous permettra de découvrir de nouveaux horizons, de voir plus loin que le bout de notre nez 2.0 et de bâtir une stratégie globale pour relever ces défis.
Pré-requis et cadre de référence
La suite de ce billet suppose la lecture préalable de ce billet sur le management paradoxal. Vous n’avez pas le courage de lire ce billet ? Dommage… Les mots comme chaos et ordre n’auront pas le même sens pour vous et pour moi.
Ce billet est en grande partie destiné aux grandes entreprises. Il ne concerne pas spécifiquement les petites et moyennes entreprises (bien que les 7 défis puissent aussi exister pour elles). Je m’adresse donc aux entreprises qui par le nombre de leurs employés sont en capacité à la fois d’être extrêmement résistante au changement et de produire une masse énorme de contenus dans la durée. Ce billet propose néanmoins un état des lieux pour la majorité des entreprises (niveau moyen de maturité et de progrès par rapport aux 7 défis). Si votre entreprise grande ou petite fait partie des exceptions, l’espace commentaire est là pour vous permettre de présenter vos réussites pour chaque défi… et aussi vos échecs ?
Ce billet ne concerne pas les outils d’information et de communication 1.0 type e-mail, workflow, GED,… qui permettent de faire circuler l’information, de la stocker ou de la retrouver et qui sont simplement la transposition écrite de l’existant oral ou papier. L’e-mail est ainsi une autre façon de passer un coup de téléphone ! Ce sont les outils Web de la logique Ordre tel que défini dans le modèle de l’organisation paradoxale. Ils fonctionnent très bien, sont très utiles et continueront à bien s’implanter puisqu’ils ne changent rien dans la culture, les compétences et l’organisation.
Ce billet concerne les outils 2.0 qui permettent de co-construire, co-créer, partager des informations dans le cadre d’interactions humaines. On trouve en premier les forums de discussion et en mode dégradé le blog pour la partie commentaire, parfois le wiki… et éventuellement le micro-blogging. On y trouve également la partie networking de l’annuaire classique qui devient ainsi un annuaire intelligent. Ce sont les outils Web de la logique Chaos. Malheureusement, on y trouve aussi tous les outils 1.0 lorsqu’on les utilise pour co-construire au lieu d’échanger de l’information…à commencer par l’e-mail !
Comment voir plus loin que le bout de son nez 2.0 ?
Vous avez un réseau social d’entreprise flambant neuf… ou vous en avez déjà un et vous ramez depuis des mois, des années pour le faire décoller, que faire ?
J’aimerais tant vous faire de belles promesses marketing, vous présenter des études de cas enjolivées, vous faire rêver, masquer les difficultés,… Au lieu de ça, à travers 7 défis, je vous propose de la sueur, des larmes, de la souffrance et plus si affinités !
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1er défi : Comment faire pour que les salariés utilisent votre réseau social d’entreprise ?
Intranet, puis Intranet 2.0, puis RSE, peu importe… C’est un défi qui est toujours d’actualité. La question qui revient sans cesse dans mes conférences et missions de conseil. On trouve facilement des coupables(employés, managers, RH, dirigeants, DSI, éditeurs de logiciel…) mais pas vraiment de responsables.
Si la question est récurrente, c’est que les réponses actuelles sont insuffisantes : formations centrées sur l’usage technique du logiciel, conduite du changement, communication, concours,… Quelques mois après le lancement, c’est progressivement le retour à la case départ. On relance avec un concours iPad mais on trouve majoritairement dans le système des “déviants” culturels. Les suiveurs ne suivent pas ! Les chiffres extraordinaires du projet pilote sont bien loin. Les bavards s’en donnent à cœur joie, ils ont toujours quelque chose à dire. On commence à entendre parler de café du commerce ou de désert 2.0. Certes, il y a du contenu mais sa valeur ajoutée est parfois douteuse.
Mais votre entreprise réussit enfin à mobiliser la grande majorité des salariés pour participer à votre RSE. Les contributions arrivent en masse parce qu’il existe maintenant un vouloir coopérer (cultures), un savoir coopérer (compétences en management de l’intelligence collective) et un pouvoir coopérer (organisation, fonctionnement). On est un peu dans le registre de la prospective mais imaginons que la plupart des entreprises ont relevé ce premier défi. Finalement, peu importe comment, c’est le résultat qui compte ! Je pense en particulier aux stratégies de gamification qui sont du registre des micro-solutions pour un défi macro mais si vous y croyiez, foncez.
Vous avez maintenant un nouveau défi à relever…
2ème défi : Comment faire pour retrouver l’information que je cherche ?
Les salariés de l’entreprise participent beaucoup (disons à 80%) puisque le 1er défi est relevé (vouloir, savoir & pouvoir). Leur participation se traduit par la publication quotidienne d’une masse d’informations importantes via différents canaux micro-blogs, blogs, wikis, forums, mise à jour des statuts (flux d’activités),… Ces contenus s’ajoutent bien sûr à la masse des informations produites dans la logique Ordre avec les outils 1.0.
Les promoteurs internes et éditeur du RSE se frottent les mains : “on a gagné !”. Mais, très vite, un autre défi arrive. On vous pose une question : “Quand je tape Molecule 343344, le moteur de recherche me donne 1000 résultats dont plusieurs powerpoints de 150 diapositives et pleins de documents qui font des centaines de pages sans compter des contenus dans les blogs, wikis et forums. Je viens de passer 2h à chercher dans cette masse d’information. J’ai trouvé mon bonheur mais à quel prix et par ailleurs, beaucoup de contenus datent d’il y a 2 ou 3 ans quand on a mis en place le RSE. Je ne suis pas sûr que l’information soit toujours pertinente du fait des avancées techniques récentes”.
Mais vous avez réponse à tout : “Il faut passer par notre moteur de recherche de personnes dans ce cas. Grâce à tous les contenus publiés, on va pouvoir trouver un expert qui pourra répondre à votre question sans que vous ayez à lire tout le contenu disponible. Le moteur de recherche va analyser les productions de contenus individuels sur tous les supports et chercher ceux qui ont le plus de fois utilisé Molecule 343344dans leurs publications”.
Malheureusement, votre interlocuteur a aussi réponse à tout : “Oui, j’ai aussi utilisé le moteur de recherche de personnes dans “l’annuaire intelligent” pour y trouver un expert mais Molecule 343344 est un mot populaire chez nous, à peu près 50% des personnes de l’entreprise ont publié au moins un contenu avec ce mot. Le moteur me donne des centaines de noms”.
Mais votre entreprise réussit enfin à augmenter la pertinence des résultats de son moteur de recherche de contenus et de personnes. Ne me demandez pas comment, ce n’est pas l’objet de ce billet d’entrer dans ces détails (idem pour les autres défis). Aujourd’hui, il y a tellement peu de contributions que le problème ne se pose pas encore. Il se posera après avoir relevé le défi 1.
Vous avez maintenant un nouveau défi à relever…
3ème défi : Comment faire pour rendre visible le contenu “pertinent” ?
“Pertinent” est un concept très subjectif. Qui publie du contenu “non pertinent” dans votre organisation ? Donnez-moi son nom ? Personne, bien sûr ! Donc, tous les contenus sont pertinents… donc… tous les contenus doivent être visibles…
Un contenu n’est pas pertinent dans l’absolu mais par rapport au public qui a besoin de ce contenu. Comment toucher ce public ? L’identifier d’abord puis ensuite lui faire remonter le pertinent pour lui dans lamasse des contenus publiés quotidiennement (cf. défi 1 réussi). Attention, on ne rigole plus. On n’est plus à courir après les contributions avec le concours iPad (iPaid pour l’entreprise), c’est un flot continu de contributions.
On vous pose donc une nouvelle question : “J’ai publié un billet très intéressant sur mon blog et je pense que c’est important qu’il soit lu par le plus grand nombre. Cependant, depuis une semaine, il n’y a que le nouveau stagiaire qui a lu mon billet. Comment faire pour rendre visible ce contenu ? Les gens me disent qu’ils sont submergés de contenus du RSE en plus de la masse des e-mails à traiter et de toutes les réunions face à face… et de tout le temps que chacun passe à “engraisser le mammouth” puisque nous sommes tous très participatifs (vous vous rappelez, nous avons surmonté le défi 1)”.
A quoi sert de prendre du temps à publier un contenu s’il n’est pas lu ? Si on ne peut pas le trouver dans le moteur de recherche parce que noyé dans une masse considérable de contenus provenant de multiples outils ?
Mais votre entreprise réussit enfin à augmenter la visibilité des contenus pour ceux qui ne sont pas accros du moteur de recherche (cf. défi 2) et à qui il faut “pousser” du contenu pertinent (principe de sérendipité).
A noter : surmonter le 2ème et 3ème défi, c’est surmonter le défi de l’infobésité… qui est une résultante de votre réussite sur le défi 1 !
Vous avez maintenant un nouveau défi à relever… Je sais, cela commence à faire beaucoup. Mais courage, le pire est à venir…
4ème défi : Comment faire pour évaluer la “contribution au collectif” ?
Comme vous le savez puisque vous avez lu mon billet sur le management paradoxal (comment, ce n’est pas fait ?), la logique Ordre est le moteur de l’action (produire & vendre). C’est sur cette logique qu’on fixe des objectifs de production individuels.
La logique Chaos est le moteur de l’agilité. C’est sur cette logique que chaque salarié va apporter une “contribution au collectif ” en dehors de ses objectifs individuels soit en virtuel via les outils 2.0, soit via des communautés de pratique ou autres dispositifs réflexifs.
Vous avez surmonté 3 défis, ça roule pour vous ! Mais vient le temps des entretiens annuels d’évaluation. Bizarrement, vous constatez une diminution progressive de la participation dans votre RSE après la fin des entretiens annuels. Vous interrogez un employé devant la machine à café :
Responsable RSE : Tu participais beaucoup avant, qu’est-ce qui se passe ? Tu as des problèmes avec ton conjoint, il veut divorcer parce que tu passes trop de temps sur Facebook et Twitter au lieu de t’occuper de tes enfants ?
Employé : Non ! C’est plus simple que cela. Mon manager m’a dit que je n’avais pas atteint mes objectifs individuels de production et de vente lors de l’entretien annuel. Il a donné une prime et une promotion à mon collègue.
Responsable RSE : eh bien, c’est qu’il le méritait ton collègue !
Employé : Certes, il le méritait ! Moi aussi si j’avais passé moins de temps sur mon blog, les forums de discussion, le wiki,…. et plus de temps sur mes objectifs individuels. J’ai argué du temps que j’avais passé à apporter une contribution au collectif tandis que mon collègue n’a quasiment rien publié. Mais, le manager m’a répondu implicitement que si je n’atteignais pas mes objectifs individuels, il n’atteignait pas les siens vis-à-vis de son propre hiérarchique donc pas de primes ou de promotion pour lui. Il a terminé l’entretien ainsi : “L’entreprise 2.0, c’est un super concept mais ce n’est pas ça qui te permettra de garder ton boulot si tu ne rectifies pas le tir l’an prochain.”
C’est donc une question de temps avant que le salarié se concentre uniquement sur ses objectifs individuels et délaisse le Web 2.0 qui non seulement ne contribue pas à sa carrière, ses primes, … mais qui en plus permet éventuellement à d’autres d’utiliser son contenu pour se faire mousser auprès de leur hiérarchique sans le citer.
Certains éditeurs très avancés ont mis en place divers systèmes de mesures qualitatives et/ou quantitatives des contributions. Malheureusement, ces systèmes fonctionnent comme une économie avec son lot de spéculateurs, de tricheurs, de calculateurs,…
Si le système de mesure n’est que quantitatif, cela provoquera ce qu’on appelle le “syndrome du bourrage de base“. Les salariés vont transférer en vrac leur disque dur sur le RSE pour faire du volume et gagner des points.
Si le système de mesure est qualitatif, on fait appel à la subjectivité : c’est quoi une “bonne idée”, un “bon contenu” ? Et bien le terme “bon” dépend de la personne qui trouve le contenu. Pour Dupont, le contenu A est bon. Pour Durand, le contenu A est mauvais. C’est pourtant le même contenu. L’auteur du contenu A risquerait-il une injustice ?
Par ailleurs, mon expérience montre que ce sont parfois les plus mauvaises idées qui donnent l’inspiration pour trouver de meilleures idées. Comment récompenser celui qui a certes une mauvaise idée mais qui a permis à un autre d’avoir une idée géniale ? Il faut récompenser les deux mais c’est comme si on ne récompensait personne !
Quand cela devient qualitatif, comment faire pour ne pas créer de frustrations, de démotivation et donc une baisse de production de contenus ?
Par ailleurs, si je suis évalué sur la qualité, je vais aussi moins produire par peur d’être mal évalué et cela risque donc de remettre en cause la réussite du défi 1 a posteriori (atteinte du défi 4 remet en cause les acquis du défi 1 : on retourne à la case départ ?).
Ces systèmes d’évaluation sont à double tranchant et posent des problèmes. Il existe cependant des solutions très innovantes (plugin pour RSE, Apps) qui permettent de relever ce défi en “contournant le problème” (stratégie latérale). Si je trouve du temps, je ferais un billet sur ces solutions dans les prochains mois… si vous êtes impatients, contactez-moi (menu contact en haut de page) !
Quand il n’existe pas d’évaluation… c’est pire ! Si je ne suis pas évalué sur ma contribution au collectif, pas du tout ou pas d’une manière équitable, je risque de quitter ou réduire fortement ma participation au RSE (cf. ci-dessus l’exemple de notre collaborateur qui s’est fait recadrer “discrètement” par son manager dans le cadre de l’entretien annuel).
Mais votre entreprise réussit enfin à évaluer la contribution au collectif des salariés et pas uniquement les objectifs individuels.
Je sais que ce billet commence à ressembler à un remake du film Mission Impossible avec Tom Cruise. Bien que vous ayez passé plus de 5 secondes à lire ce billet, il ne s’autodétruira malheureusement pas. Et en plus, vous avez encore un nouveau défi à relever…
5ème défi : Comment faire pour que les experts contribuent ?
Parmi l’ensemble des salariés, les experts sont un public très particulier. Ce public nécessite une stratégie spécifique. Le 5ème défi, c’est notre défi 1 mais pour les experts !
La valeur ajoutée d’un RSE dépend de la valeur ajoutée du contenu qui y est publié. Certes, le nouveau stagiaire a pleins d’idées qu’il déverse toute la journée pour se faire connaître et augmenter ses chances d’obtenir un CDI, fort de cette nouvelle notoriété. Mais, c’est l’expertise qui est le point critique du RSE : un savoir-faire, savoirs qui doit entrer dans la mémoire collective et dans les réflexions collectives virtuelles ou présentielles.
Comme vous le savez, le but d’un expert est de développer son expertise. C’est sa motivation première. Ensuite, il “vend” son expertise à l’intérieur de l’entreprise. C’est son fonds de commerce, sa légitimité.
L’expert est sollicité en permanence par son chef et à peu près tout le monde dans l’entreprise. Parfois, il est sur-sollicité. Comme n’importe quel individu, il fait son travail mais il ne cherche pas spécialement à en faire TROP… jouer les nocturnes parce que vous avez mis en place un RSE et que vous comptez sur lui.
Pour un expert, un RSE est :
Finalement, l’expert peut se poser cette question : “C’est super ce RSE, mais qu’est-ce que je gagne ? de la visibilité ? Mon téléphone sonne toute la journée ! de la reconnaissance ? même chose, si je n’étais pas connu et reconnu, personne ne m’appellerait.
Si vous ne savez pas répondre à cette question ci-dessus, il est clair que tous les experts ne joueront pas le jeu… en tout cas pas dans la durée. Il faut montrer que le jeu est gagnant / gagnant si on veut que l’expert et son expertise débarque puis reste dans le RSE.
Mais votre entreprise réussit enfin à démontrer aux experts ce qu’ils vont gagner.
Encore deux défis et vous pourrez enfin pleurer… courage !
6ème défi : Ce qui n’existe pas dans le réel, n’existe pas dans le virtuel !
Comme je le disais en introduction de ce billet, nous sommes centrés sur les interactions humaines de co-construction, co-création via des outils 2.0. Une personne qui ne sait pas écrire sur du papier, ne sera pas plus performante avec un e-mail (compétence = savoir rédiger). De même, des individus qui ne savent pas co-construire ensemble dans une réunion, ne sauront pas le faire dans un forum de discussion (compétence = savoir réfléchir ensemble). Pour éviter une grande digression, on ne parlera pas des discussions via e-mail qui cumulent l’incompétence et l’usage inadapté d’un outil 1.0 pour une finalité 2.0.
C’est le temps pour vous d’être indigné et de m’attaquer en m’expliquant que dans votre entreprise… on sait réfléchir ! Désolé, je ne voulais pas être blessant. Cependant, ce que j’ai observé dans d’autres entreprises que la vôtre et qu’on appelle “réflexion” ressemble à cela :
Puisque je vous ai blessé, il est clair que votre entreprise fonctionne d’une manière totalement différente et, dans ce cas, j’ai une bonne nouvelle : vous avez relevé le 6ème défi, allez directement au 7ème défi. Par contre, si vous retrouvez des traces de ma liste dans votre organisation, lisez la suite !
“Le savoir réfléchir ensemble” dans une entreprise ne débouche pas toujours sur le syndrome du café du commerce ou le village gaulois où on se tape dessus avec du poisson. Mais, le risque est grand que cela arrive si on ne met pas en œuvre des méthodes de réflexion collective qui permettent de canaliser les énergies autour d’un sujet de réflexion (confrontation des idées sans tension). Cela fait partie de mon offre de services dans le cadre de Synergy4 Conseil : professionnaliser les managers sur des méthodes d’animation de réunion de réflexion collective avec leurs équipes dans un contexte opérationnel, hiérarchique,… (pas celui d’une communauté transverse ou entre pairs) avec des outils dérivés du co-développement et du coaching collectif.
Par ailleurs, les pratiques managériales sont surtout “command and control” (logique Ordre) et ne sont pas “utilisables” dans le virtuel 2.0 (logique Chaos) qui nécessite du management de l’intelligence collective (compétence = savoir organiser le chaos). La plupart des managers ignorent ces pratiques managériales qui consistent à organiser le chaos pour le mettre au service de l’ordre.
Dans ce contexte, comment croire que ce qui n’existe pas dans le réel (savoir réfléchir ensemble, savoir manager l’intelligence collective,… face à face) puisse exister dans le virtuel (savoir réfléchir ensemble, savoir manager l’intelligence collective,… via les outils 2.0) ? C’est un outil 2.0 qui pourrait créer ces compétences ? Si vous croyez au management incantatoire et gesticulatoire : foncez !
Enfin, si les outils sont parfois bien maîtrisés, les usages de ces outils sont approximatifs dans le contexte d’une entreprise. Bien rare sont les managers qui savent “e-manager” efficacement leurs équipes et leurs projets. Comment choisir le bon outil dans un processus de co-construction ? Comment faire un bon usagede cet outil pour cet objectif particulier ? L’intégration des outils dans les processus de travail est au pire embryonnaire et au mieux artisanale (management à l’instinct, par essai-erreur).
Mais votre entreprise décide enfin de former ses employés au savoir réfléchir ensemble et aux bons usagesdes bons outils pour les dynamiques de co-construction. Il ne vous reste donc plus qu’un seul défi.
7ème défi : Comment faire fonctionner votre RSE dans la durée ?
Un RSE est aussi fragile qu’une équipe. Une personne qui entre dans une équipe ou qui en sort peut grandement affecter l’efficacité collective de l’équipe, voire détruire l’équilibre relationnel au sein du groupe et finalement détruire l’équipe ! Un réseau social d’entreprise fonctionne un peu dans la même logique, celle d’un équilibre fragile.
On ne compte plus les projets pilotes qu’on voit débarquer dans les conférences en grande pompe et ensuite s’effondrer dans les mois suivants quand on veut déployer à grande échelle compte tenu des 6 défis qu’on vient de lister. Il s’agit de signaux faibles donc il est difficile d’évaluer leur véritable importance. Le but de mon billet est de rendre fort ce signal faible !
Si toutefois votre entreprise réussit un jour à surmonter les 6 premiers défis, tout comme pour une équipe, il faudra les surmonter dans la durée. C’est un défi en soi parce que cela suppose la mise en place d’une VRAIE stratégie.
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Avec son nez 2.0, on regarde ses pieds, principalement centré sur le défi 1 : l’augmentation de la participation dans les RSE. Je vous propose maintenant de regarder les défis tous ensemble et non les uns après les autres sur les 10 prochaines années. L’idée est de bâtir une stratégie globale face à tous ces défis actuels et futurs.
7 grands défis & 4 petits conseils !
Comme je l’ai dit à la fin du 2ème défi, l’objet de ce billet n’est pas de répondre au “comment” mais de prendre conscience des enjeux futurs, d’analyser des signaux faibles. Cependant, pour limiter votre frustration, je termine avec quatre petits conseils dans une perspective de stratégie globale :
Le billet étant déjà beaucoup trop long, je ne détaille pas le contenu de ces pages blanches. Vous avez sûrement compris le principe.
Je lisais dans un article sur l’entreprise 2.0 et sur le renouveau du KM que les outils 2.0 étaient une réponse aux dérives de l’entreprise hiérarchique (silos, individualisme, jeux de pouvoir,…). L’entreprise 2.0 nous prépare également à des dérives que je tente de décrire à travers ses défis. Je suis convaincu que l’entreprise hiérarchique sera demain une réponse aux futures dérives de l’entreprise 2.0 !
De la même manière que le communisme est une réponse aux dérives du capitalisme. Le capitalisme est une réponse aux dérives du communisme. La Chine, économie de marché socialiste, incarne cette prise de conscience et cette capacité future à articuler le chaos et l’ordre plutôt qu’à les opposer.
L’organisation paradoxale cherche à articuler efficacement le hiérarchique et le 2.0 plutôt qu’à les confronter ou les fusionner. Votre RSE ne décollera pas dans sa dimension 2.0 si vous n’avez pas une stratégie pour structurer la logique Chaos de votre organisation. J’ai dit “structurer” et non “créer” parce que la logique Chaos existe déjà. Elle existait à la minute où l’entreprise a été créée. A vous de choisir maintenant, si vous préférez le chaos-désordre ou le chaos-agile.
Qu’en pensez-vous ? Vous voyez un autre défi ? … mise à part d’avoir eu le courage de lire ce billet jusqu’au bout !!! J’en profite d’ailleurs pour vous féliciter
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Prochaine conférence où on abordera ces 7 défis :
http://www.blog.axiopole.info/2012/10/10/intelligence-collective-competitivite-entreprises/
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